Tổng cộng:
[tintuc]
Địa điểm tổ chức sự kiện là nơi trực tiếp diễn ra toàn bộ sự kiện, vì vậy cần phải lựa chọn kỹ lưỡng sau khi đã khảo sát. Địa điểm phải phù hợp với nội dung, chủ đề của sự kiện. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện nhé!
1. Mục đích chương trình
Sự kiện của bạn tổ chức để làm gì? Bạn muốn sự kiện ấm cúng, hài hước hay long trọng, rầm rộ? Mỗi sự kiện đều sẽ có hình hài riêng của nó tùy theo mục đích tổ chức. Khi bạn đã xác định rõ được nội dung, mục đích mục tiêu của chương trình thì bạn sẽ có những tiêu chí phù hợp để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp.
Chẳng hạn những bữa tiệc teambuilding, tiệc cưới, tiệc tri ân,... sẽ khác với khi tổ chức Year And Party. Tại những địa điểm kín như hội trường, rạp hát, các phòng họp,... thì sẽ phù hợp với các sự kiện cần hình thức sang trọng, đảm bảo tính riêng tư và an toàn. Những địa điểm ngoài trời với phong cách phóng khoáng, tự nhiên tạo cảm giác thoải mái sẽ phuf hợp với những sự kiện mang tính cộng đồng, đang được nhiều đơn vị tổ chức lựa chọn thời gian gần đây.
2. Vị trí tổ chức
Hãy dành riêng một buổi để khảo sát địa điểm mà bạn dự định tổ chức sự kiện. Nơi đó có thuận tiện cho các khách mời và người tham dự di chuyển, nghỉ ngơi nếu họ ở xa hay không. Một gợi ý là bạn nên lựa chọn những địa điểm gần với phần đông lượng công chúng tham gia sự kiện.
3. Cơ sở vật chất, trang thiết bịNhững nhân tố trong sự kiện phải kể đến âm thanh, ánh sáng. Hệ thống âm thanh, ánh sáng phải chuẩn thì bạn mới cảm nhận được "hồn" của âm nhạc, những tiết mục nghệ thuật. Ngoài ra, cần kiểm tra kỹ các thiết bị kỹ thuật, màn hình trình chiếu, wifi, vật tư, bàn ghế. Tùy theo không gian, quy mô, số lượng khách mời mà có thể lựa chọn những loại bàn ghế phù hợp. Ngay từ những điều nhỏ nhất cũng có thể gây ảnh hưởng đến chất lượng của chương trình vì vậy cần để ý kỹ lưỡng.
4. Quy mô sự kiện
Số lượng khách mời sẽ quyết định không gian có phù hợp hay không. Hãy lựa chọn những địa điểm có sức chứa vừa với số lượng khách mời của bạn tránh thừa hay thiếu chỗ dẫn đến những rắc rối không đáng có. Bạn cũng nên dự trù trước trường hợp khách mời vượt quy định hay khách mời hủy không tham gia để có những phương án dự phòng.
Nếu sự kiện của bạn có số lượng khách mời lớn, hãy tìm nơi đủ rộng để khách mời cảm thấy thuận lợi và thuận tiện cho công tác của bộ phận hậu cần. Không chỉ sảnh tiệc, nơi chụp ảnh lưu niệm phải đủ rộng rãi để khách mời xúng xính váy áo chụp ảnh; Các nhà báo, phóng viên (nếu có) cũng cần có đủ không gian để tác nghiệp.
5. Chi phí tổ chức
Việc tối ưu chi phí là điều rất quan trọng. Hãy lựa chọn những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và phù hợp với túi tiền hơn là việc chỉ chăm chăm nhìn vào tên tuổi những địa điểm nổi tiếng. Bạn có thể tham khảo tổ chức sự kiện BSG để gửi gắm đứa con tinh thần của mình.
Hãy note ra một checklish những đầu mục nhằm khảo sát và cân nhắc trước khi quyết định lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện. Sự kiện nào cũng sẽ có phát sinh lớn hoặc nhỏ, nhưng nếu tất cả nằm trong sự trù của bạn thì không gì là không thể hoàn hảo.
6. An ninh trật tự
An toàn cho người tham dự sự kiện luôn phải được ban tổ chức đặt lên hàng đầu. Vì vậy ban tổ chức nên tìm hiểu thật kỹ về tình trạng an ninh tại địa điểm dự định tổ chức sự kiện. Đặc biệt nên tìm hiểu thật kỹ công tác phòng cháy chữa cháy cho tòa nhà và các vật dụng liên quan trước hi quyết định thuê. Lối thoát hiểm, cách sơ tán các khách mời khi xảy ra sự cố cũng nên được đề cập giũa 2 bên. Bạn nên quan tâm đến các cơ quan chức năng, cơ sở y tế xung quanh để liên hệ nhanh nhất khi gặp tình huống khẩn cấp.
7. Khu vực giữ xe
Tuy đây chỉ là vấn đề nhỏ nhưng vẫn cần được để ý kỹ lưỡng. Thông thường các trung tâm hội nghị, nhà hàng khách sạn,... đều sẽ có khu vực bãi giũ xe riêng. Tuy nhiên, một số trường hợp đặc thù tổ chức ở quán cà phê, sân vận động, hay các sự kiện ngoài trời thường bãi giữ xe sẽ ở rất xa. Điều đó có thể gây bất tiện cho khách tham dự sự kiện. Vì vậy, cần phải cân nhắc đến yếu tố này.
Sau khi lựa chọn được địa điểm tổ chức phù hợp, ban tổ chức cần phải chuẩn bị đồ dùng cho sự kiện, hãy liên hệ với chúng tôi - tổ chức sự kiện BSG để thuê đồ sự kiện vì:
- Chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện, thi công sự kiện và dịch vụ cho thuê sự kiện;
- Các thiết bị thường xuyên được kiểm tra, đổi mới, đảm bảo an toàn và cập nhật theo xu hướng thị trường;
- BSG luôn đặt uy tín lên hàng đầu;
- Đội ngũ nhân viên tư vấn nhiệt tình, tận tâm, chu đáo;
- Giá cả hợp lý, rõ ràng; thực hiện bàn giao đúng tiến độ;
- Đảm bảo mang đến những trải nghiệm ưng ý nhất cho quý khách hàng.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ:
0902.04.6626 - 085.7786.999 - 0528.405.999
Địa chỉ: 72 ngõ 14 Vũ Hữu, Thanh Xuân, Hà Nội
[/tintuc]
