Tổng cộng:
[tintuc]
Ngày nay, tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ truyền thông tốt của các tổ chức, doanh nghiệp. Có rất nhiều loại sự kiện khác nhau, mỗi một loại lại có mục đích và vai trò khác nhau trong các chiến lược của công ty. Thế nhưng đối với bất kì một sự kiện nào muốn thành công thì vẫn phải tuân theo một quy trình tổ chức nhất định.
.png)
Quy trình tổ chức sự kiện:
1. Thấu hiểu yêu cầu của khách hàng
Điều đầu tiên khi bắt đầu kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn phải nắm rõ được yêu cầu của khách hàng đưa ra. Các yêu cầu này sẽ được thể hiện trong một bản brief, bạn phải căn cứ vào đó để xác định mình cần phải làm gì. Để thực hiện bản brief, bạn phải trả lời được các câu hỏi sau:
- Loại hình sự kiện sẽ tổ chức là gì?
- Mục tiêu tổ chức là gì?
- Đối tượng khách mời tham dự?
- Có bao nhiêu khách mời?
- Sự kiện diễn ra khi nào và ở đâu?
- Ngân sách của sự kiện?
- Điểm đặc biệt của sản phẩm/dịch vụ công ty?
2. Suy nghĩ ý tưởng
Trong giai đoạn này, ban tổ chức phải tập hợp nhân viên để tiến hành xây dựng ý tưởng các bước tổ chức sự kiện sao cho chuyên nghiệp. Khi thực hiện cần phải nắm rõ yêu cầu của bản brief và hiểu rõ sản phẩm/dịch vụ của công ty tổ chức sự kiện. Sau khi có ý tưởng, ban tổ chức sẽ thể hiện sản phẩm Event trên giấy tờ và sẽ được gửi đến khách hàng cùng với bảng báo giá. Cuối cùng là chờ phản hồi từ phía khách hàng.
3. Thiết kế sự kiện
Trong giai đoạn này bao gồm các vấn đề:
- Địa điểm tổ chức
- Thời gian tổ chức và thời gian diễn ra chương trình
- Chủ đề của chương trình
- Thiết kế hình ảnh cho chương trình
- Chương trình chi tiết
4. Lên kế hoạch tổ chức
Đây là lúc quy trình tổ chức sự kiện được cụ thể hóa trước khi tiến hành. Giai đoạn này cần quan tâm tới các vấn đề sau:
- Nguồn nhân lực thực hiện bao nhiêu
- Ngân sách của chương trình
- Nhà cung cấp dụng cụ, thiết bị
- Vận chuyển như thế nào
- Rủi ro có thể xảy ra
5. Tiến hành thực hiện
Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như banner, backdrop, lắp đặt sân khấu, nhân sự và các bên liên quan. Có những doanh nghiệp sẽ thuê ngoài thực hiện tổ chức sự kiện. Cần phải trao đổi với khách hàng thường xuyên và đồng thời kiểm soát chặt chẽ nhà cung cấp để hạn chế rủi ro có thể xảy ra.
6. Dàn dựng chuẩn bị
Quá trình dàn dựng sẽ được thực hiện trước 1 hoặc 2 ngày tại nơi tổ chức sự kiện. Để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất kỳ hạng mục nào thì bạn nên có một bảng phân công công việc. Trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Nếu có điều gì phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ tập hợp lại để cùng giải quyết.
.png)
7. Kết thúc sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc sẽ cần phải điều chỉnh lại các vấn đề phát sinh
- Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho, dọn dẹp nơi tổ chức, thanh toán hợp đồng,....
- Họp rút kinh nghiệm: sau khi kết thúc sự kiện, ban tổ chức sự kiện của công ty sẽ ngồi lại họp để ghi nhận những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, diễn ra và kết thúc sự kiện để rút kinh nghiệm cho sự kiện sau.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ:
0902.04.6626 - 085.7786.999 - 0528.405.999
Địa chỉ: 72 ngõ 14 Vũ Hữu, Thanh Xuân, Hà Nội
[/tintuc]
