Các lỗi thường gặp khi bố trí bàn ghế trong sự kiện và cách khắc phục

 [tintuc]

Việc bố trí bàn ghế trong sự kiện tưởng chừng là khâu đơn giản, nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến tính thẩm mỹ, sự tiện nghi và trải nghiệm của khách mời. Chỉ một sơ suất nhỏ cũng có thể khiến không gian sự kiện trở nên lộn xộn, thiếu chuyên nghiệp. Vậy đâu là những lỗi thường gặp khi sắp xếp bàn ghế trong sự kiện? Và cách khắc phục chúng như thế nào để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, chỉn chu?

Hãy cùng điểm qua các lỗi phổ biến nhất và giải pháp hiệu quả ngay sau đây!

1. Bố trí bàn ghế không đồng đều, thiếu khoảng cách

Lỗi thường gặp:
Bàn ghế được sắp xếp quá sát hoặc quá xa nhau, không đồng đều giữa các hàng, dẫn đến việc đi lại khó khăn, không gian bị ngột ngạt hoặc trống trải.

Cách khắc phục:

• Tính toán diện tích không gian và số lượng khách để xác định khoảng cách tiêu chuẩn (thường từ 80 – 120cm giữa các bàn).

• Sử dụng sơ đồ mặt bằng (layout) để dựng mô hình sắp xếp trước khi thi công thực tế.

• Nên có lối đi chính giữa và các lối phụ để thuận tiện di chuyển, đặc biệt trong sự kiện có phục vụ ăn uống hoặc di chuyển nhiều.

2. Bố trí không đúng với mục đích sự kiện

Lỗi thường gặp:
Sử dụng bố cục bàn ghế không phù hợp với loại hình sự kiện – ví dụ: bố trí bàn tiệc tròn trong hội nghị cần tập trung chú ý vào sân khấu, hay bố trí bàn dài che khuất tầm nhìn màn hình chiếu.

Cách khắc phục:

• Đối với hội thảo, hội nghị: nên dùng bố cục rạp hát (ghế xếp thẳng) hoặc lớp học (bàn dài, ghế sau bàn).

• Đối với tiệc cưới, gala: bố trí bàn tròn để tạo không gian giao lưu.

• Đối với hội chợ, triển lãm: bố trí bàn theo gian hàng, tạo lối đi hợp lý.
  Luôn cân nhắc yếu tố tầm nhìn, sự thoải mái và tính tương tác của khách mời khi chọn bố cục.

3. Dùng bàn ghế không đồng bộ, không phù hợp phong cách sự kiện

Lỗi thường gặp:
Bàn ghế không cùng kiểu dáng, màu sắc; không phù hợp với concept trang trí tổng thể khiến không gian sự kiện thiếu sự thống nhất, kém sang trọng.

Cách khắc phục:

• Lên ý tưởng phong cách sự kiện rõ ràng (sang trọng, trẻ trung, vintage, hiện đại…) trước khi thuê bàn ghế.

• Chọn bàn ghế cùng chất liệu, màu sắc hoặc có thể trang trí đồng bộ bằng khăn phủ, nơ ghế.

• Làm việc với đơn vị cho thuê bàn ghế chuyên nghiệp để được tư vấn mẫu phù hợp.

4. Bố trí bàn ghế che khuất sân khấu hoặc màn hình trình chiếu

Lỗi thường gặp:
Một số ghế hoặc bàn bị xếp quá gần sân khấu hoặc ở góc khuất, khiến khách không thể nhìn thấy hoặc cảm nhận hết nội dung sự kiện.

Cách khắc phục:

• Tránh xếp bàn ghế quá sát sân khấu hoặc mép hông sân khấu.

• Kiểm tra tầm nhìn từ mọi vị trí trước khi chốt sơ đồ bố trí.

• Đặt các bàn VIP hoặc khách mời quan trọng tại trung tâm đối diện sân khấu.

5. Bỏ quên khu vực chức năng khác như: âm thanh, ánh sáng, MC, kỹ thuật

Lỗi thường gặp:
Chỉ tập trung vào bàn ghế khách mời mà quên mất khu vực dành cho kỹ thuật, điều khiển âm thanh – ánh sáng, MC, backdrop, photo booth…

Cách khắc phục:

• Khi bố trí bàn ghế, luôn để trống không gian phía sau hoặc bên cánh sân khấu cho kỹ thuật và thiết bị.

• Đảm bảo có khu vực dành riêng cho MC điều phối sự kiện, bàn lễ tân, bàn ký tên…

• Phối hợp với đơn vị kỹ thuật để tránh bàn ghế chắn đường dây điện, loa đài.

6. Không dự phòng thời tiết khi tổ chức ngoài trời

Lỗi thường gặp:
Không bố trí bàn ghế dưới mái che, hoặc dùng ghế nệm – ghế vải dễ thấm nước, dẫn đến hư hỏng, bất tiện nếu thời tiết thay đổi đột ngột.

Cách khắc phục:

• Luôn có phương án dự phòng thời tiết: lều, mái che, bạt di động.

• Dùng bàn ghế nhựa, ghế inox hoặc ghế gỗ đã xử lý chống thấm.

• Tránh để bàn ghế quá gần cây lớn hoặc khu vực trũng dễ đọng nước.

7. Không kiểm tra trước khi sự kiện bắt đầu

Lỗi thường gặp:
Không kiểm tra tổng thể dẫn đến sai sót vào phút chót: ghế thiếu, bàn lung lay, khăn trải bẩn, nơ ghế rơi…

Cách khắc phục:

• Kiểm tra toàn bộ bàn ghế ít nhất 2 – 3 giờ trước sự kiện.

• Đội ngũ setup cần chỉnh lại vị trí bàn ghế, làm phẳng khăn trải bàn, buộc nơ ghế chắc chắn.

• Nên có nhân sự chuyên trách để giám sát khu vực bàn ghế từ khâu chuẩn bị đến khi sự kiện kết thúc.

Việc bố trí bàn ghế là chi tiết nhỏ nhưng lại góp phần lớn vào sự thành công của một sự kiện chuyên nghiệp. Hãy tránh những sai lầm phổ biến kể trên và luôn có kế hoạch chi tiết, kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo mọi thứ chỉn chu, đẹp mắt và thuận tiện nhất cho khách mời.

Nếu bạn cần tư vấn bố trí bàn ghế sự kiện hợp lý, hoặc tìm đơn vị cho thuê bàn ghế chất lượng, giá tốt, hãy liên hệ với BSG Event – sẵn sàng đồng hành cùng bạn tạo nên những khoảnh khắc đáng nhớ trong mọi sự kiện!

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ:

CHO THUÊ ĐỒ SỰ KIỆN

Hotline: 0902.04.6626 - 0528.405.999 - 085.7786.999 

Phòng kinh doanh: 0826 999 002 

Địa chỉ: 72/14 Vũ Hữu, Thanh Xuân, Hà Nội

[/tintuc]