7 lưu ý khi thuê bàn ghế tổ chức sự kiện ngoài trời

 [tintuc]

Tổ chức sự kiện ngoài trời là một xu hướng ngày càng phổ biến bởi không gian mở, không khí trong lành và cảm giác gần gũi với thiên nhiên. Tuy nhiên, để tạo nên một sự kiện ngoài trời thành công, việc lựa chọn bàn ghế – những vật dụng tưởng chừng đơn giản – lại đóng vai trò vô cùng quan trọng. Từ độ bền, chất liệu cho đến tính thẩm mỹ và sự tiện dụng, tất cả đều ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách tham dự. Dưới đây là 7 lưu ý quan trọng giúp bạn thuê bàn ghế phù hợp cho sự kiện ngoài trời một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

1. Chọn chất liệu phù hợp với điều kiện thời tiết

Sự kiện ngoài trời thường phải đối mặt với nhiều yếu tố thời tiết như nắng gắt, gió mạnh hoặc mưa bất chợt. Vì vậy, bàn ghế sử dụng cần có khả năng chống chịu tốt. Chất liệu nên ưu tiên là nhựa cứng cao cấp, inox không gỉ, hoặc gỗ công nghiệp phủ sơn chống nước. Những chất liệu này không chỉ giúp tăng độ bền, dễ vệ sinh mà còn tránh được hiện tượng phai màu, cong vênh hoặc mục nát nếu trời mưa hoặc nắng gắt.

Ngoài ra, bạn cũng nên cân nhắc chọn loại ghế có đệm rời để dễ dàng tháo ra khi cần giặt hoặc cất giữ sau sự kiện. Nếu không có mái che, các loại bàn ghế có thể xếp gọn và dễ di chuyển nên được ưu tiên.

2. Thiết kế bàn ghế cần hài hòa với chủ đề sự kiện

Bàn ghế không đơn thuần là vật dụng ngồi nghỉ – chúng là một phần trong ngôn ngữ thiết kế không gian sự kiện. Nếu bạn tổ chức tiệc cưới ngoài trời, nên chọn ghế Tiffany trắng, bàn tròn phủ khăn voan, trang trí hoa tinh tế để tạo cảm giác lãng mạn. Với tiệc sinh nhật hay dã ngoại cho trẻ nhỏ, những chiếc bàn mini màu sắc sặc sỡ, đi kèm ghế nhựa nhẹ sẽ giúp không gian trở nên vui tươi hơn.

Với các sự kiện doanh nghiệp ngoài trời như lễ khai trương, kỷ niệm công ty, nên chọn bàn ghế có kiểu dáng thanh lịch, tone màu trung tính (trắng, xám, xanh navy) kết hợp với khăn trải và nơ ghế đồng bộ để tạo sự chuyên nghiệp và chỉn chu.

3. Ưu tiên sự ổn định, an toàn khi đặt trên nền đất

Không gian ngoài trời thường không bằng phẳng như trong nhà. Có thể là bãi cỏ, sân gạch, nền cát hoặc lối đi lát đá. Vì vậy, bạn cần ưu tiên những mẫu bàn ghế có chân chống trượt, thiết kế vững chắc, không dễ bị lật ngược nếu có gió lớn hoặc mặt đất không đều. Một số loại ghế nhựa rẻ tiền thường rất nhẹ, dễ bay hoặc mất cân bằng, gây nguy hiểm cho người sử dụng – nhất là người lớn tuổi và trẻ em.

Nếu sự kiện diễn ra ở khu vực ven biển hoặc khu vực có nền đất mềm, bạn nên hỏi đơn vị cung cấp xem có hỗ trợ đế chống lún hoặc các phụ kiện tăng độ bám cho chân bàn, ghế hay không.

4. Tính toán kỹ số lượng, tránh thiếu hoặc dư thừa

Sự kiện ngoài trời thường linh hoạt về số lượng người tham gia, vì thế bạn cần xác định số khách mời chính xác nhất có thể – sau đó dự phòng thêm 10-15% số lượng bàn ghế cho khách đến trễ, khách phát sinh hoặc thay đổi quy mô chương trình phút chót. Nếu không có kế hoạch rõ ràng, bạn rất dễ bị động, dẫn đến hình ảnh thiếu chuyên nghiệp khi khách mời không có chỗ ngồi.

Ngoài ra, bạn cần cân nhắc đến loại hình sự kiện: nếu sự kiện có phần trò chơi, hoạt động nhóm, hãy bố trí bàn ghế dễ xếp gọn hoặc dịch chuyển để mở rộng không gian linh hoạt hơn.

5. Ưu tiên bàn ghế dễ di chuyển, lắp đặt và tháo dỡ

Do đặc thù tổ chức ngoài trời, quá trình vận chuyển và lắp đặt bàn ghế thường gặp nhiều khó khăn hơn trong nhà. Vì vậy, bạn nên chọn những mẫu có thể xếp gọn hoặc tháo lắp nhanh chóng. Ngoài ra, cần trao đổi kỹ với đơn vị cho thuê về thời gian giao – nhận – thu hồi thiết bị, đảm bảo có đủ thời gian set-up và tránh trễ tiến độ chương trình.

Một số đơn vị chuyên nghiệp còn hỗ trợ bạn setup và trang trí bàn ghế tại chỗ, điều này cực kỳ hữu ích nếu bạn không có đủ nhân sự sự kiện hoặc không muốn lo toan khâu hậu cần.

6. Đọc kỹ hợp đồng và điều khoản chi tiết

Đừng chỉ quan tâm đến mức giá thuê bàn ghế. Hãy đọc kỹ các điều khoản phụ trong hợp đồng: thời gian thuê, cách tính phí theo giờ/ngày, phí phát sinh nếu hư hỏng, mất mát, chi phí vận chuyển ngoài khu vực, hoặc phụ phí nếu có yêu cầu set-up gấp. Rất nhiều trường hợp khách hàng không đọc kỹ hợp đồng dẫn đến tranh chấp hoặc phát sinh chi phí không lường trước.

Lý tưởng nhất là chọn các đơn vị có hợp đồng rõ ràng, báo giá minh bạch và hỗ trợ kỹ thuật trước – trong – sau sự kiện, để đảm bảo mọi tình huống đều được xử lý linh hoạt.

7. Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi bàn giao và sử dụng

Trước khi sự kiện diễn ra, bạn nên cử người phụ trách kiểm tra từng hạng mục bàn ghế đã được giao:

• Đủ số lượng chưa?

• Có bị trầy xước, gãy chân, đệm bẩn hay không?

• Các mẫu đã đúng như mô tả trong hợp đồng chưa?

Việc kiểm tra kỹ sẽ giúp bạn tránh bị quy trách nhiệm về hư hỏng không do mình gây ra, đồng thời giúp thay thế kịp thời các thiết bị không đạt yêu cầu. Nếu cần, hãy ghi lại biên bản bàn giao hoặc chụp hình tình trạng bàn ghế lúc nhận – điều này rất quan trọng khi bạn làm việc với nhà cung cấp bên ngoài hoặc tổ chức sự kiện quy mô lớn.

Thuê bàn ghế cho sự kiện ngoài trời không chỉ là vấn đề chi phí hay hình thức, mà còn liên quan đến trải nghiệm, sự an toàn và tính chuyên nghiệp của cả chương trình. Với 7 lưu ý trên, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn được bàn ghế phù hợp, tối ưu ngân sách và góp phần làm nên một sự kiện thành công, trọn vẹn. Hãy tìm đến những đơn vị cho thuê uy tín, có kinh nghiệm tổ chức các sự kiện ngoài trời để được tư vấn cụ thể và hỗ trợ tốt nhất.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ:

CHO THUÊ ĐỒ SỰ KIỆN

Hotline: 0902.04.6626 - 0528.405.999 - 085.7786.999 

Phòng kinh doanh: 0826 999 002 

Địa chỉ: 72/14 Vũ Hữu, Thanh Xuân, Hà Nội

[/tintuc]