Hướng dẫn lên kế hoạch tổ chức Workshop

[tintuc]

Ngày nay việc tổ chức Workshop ngày càng trở nên phổ biến đối với các doanh nghiệp. Bạn có thể tìm thấy những buổi workshop cho bất kỳ ngành nghề, lĩnh vực nào. Như: Thể thao, công nghệ, y tế, giáo dục, marketing, giải trí, sức khỏe,… Vậy Workshop là gì? Làm thế nào để doanh nghiệp bạn biết cách tự tổ chức một buổi workshop thành công mà tiết kiệm chi phí tốt nhất? Hôm nay hãy cùng chothuedosukien tìm hiểu về cách thức vận hành buổi Worshop này nhé!

Workshop là gì?

Workshop là một buổi hội thảo để trao đổi kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm,… trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Workshop có thể được tổ chức để trao đổi các vấn đề về chuyên môn, nghiệp vụ, kiến thức hay đơn giản là trò chuyện để chia sẻ kinh nghiệm và những điều thú vị trong cuộc sống.

Lợi ích khi tổ chức workshop

• Người tham gia sẽ được học hỏi thêm nhiều kiến thức, kĩ năng từ diễn giả.
• Bạn sẽ được nâng cao các kỹ năng cần thiết.
• Là một buổi giao lưu rất thú vị đối với những bạn mang tính hướng nội. Mỗi người sẽ được bày tỏ quan điểm, ý kiến cá nhân cùng nhau bàn luận về một vấn đề. 
• Học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm từ những tiền bối đi trước.
• Là nơi để mở rộng mối quan hệ, tìm kiếm thêm nhiều đối tác, khách hàng tiềm năng. 
• Các doanh nghiệp tổ chức workshop sẽ tiết kiệm được chi phí marketing, truyền thông, quảng bá thương hiệu.
• Phát triển kỹ năng làm việc nhóm.

Các hình thức workshop phổ biến hiện nay:

1. Workshop chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm

Đây được xem là hình thức dễ tổ chức và phổ biến nhất hiện nay. Loại hình này thường được tổ chức kéo dài từ 3 đến 4 tiếng với quy mô vừa từ vài chục đến vài trăm người tham dự. 

Hơn nửa buổi đầu của workshop sẽ là thời gian dành cho các diễn giả chia sẻ kiến thức và thời gian còn lại sẽ dành cho mọi người đặt câu hỏi và trao đổi vấn đề. Sau những buổi tổ chức chia sẻ thông tin như vậy, người tham gia có thể học hỏi được rất nhiều kiến thức bổ ích.

2. Workshop đào tạo

Loại hình này thường được các công ty, doanh nghiệp sử dụng là chủ yếu và được sử dụng trong nội bộ công ty. Chúng nhằm mục đích nâng cao kinh nghiệm tác phong và nghiệp vụ của nhân viên. Tại đây, bạn sẽ được hướng dẫn thực hành luôn ngay tại buổi hội thảo. Đối tượng tham gia buổi chia sẻ kiến thức đa số là những người muốn nâng cao trình độ của mình.

3. Workshop thực hành

Workshop thực hành phổ biến trong nhiều lĩnh vực như nấu ăn, cắm hoa nghệ thuật, thời trang,… Tại workshop thực hành, bạn vẫn được lắng nghe những chia sẻ, kinh nghiệm quý báu của các chuyên gia trong suốt thời gian làm việc. Thời gian còn lại, người tham dự không cần đặt câu hỏi mà có thể bắt tay ngay vào thực hành và trải nghiệm. Đó là khoảng thời gian tuyệt vời vì bạn có thể trực tiếp làm những việc mà trước đây không thể đạt được.

4. Workshop với mục đích marketing

Được tổ chức với quy mô lớn có thể từ 100 đến 1000 người tham dự. Loại hình này thường sẽ tập trung nhiều diễn giả danh tiếng trên thế giới đến để chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm. Ngoài ra, buổi hội thảo sẽ có sự tham dự của nhiều nhãn hàng nổi tiếng và các chuyên gia trong ngành. Mục đích của buổi workshop nhằm quảng bá thương hiệu rộng rãi hoặc các sản phẩm mới.

Các bước triển khai 1 buổi workshop thành công

1. Chuẩn bị kế hoạch trước buổi workshop

Cần xác định rõ mục tiêu, thời gian diễn ra các hoạt động và kết quả cần đạt được sau khi kết thúc chương trình.

Để có thể tiếp cận được đúng đối tượng và quản lý tốt cần lập danh sách số lượng người tham gia. Chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị, chọn địa điểm tổ chức phù hợp.

2. Xác định vai trò của đối tượng người tham dự

Mỗi vị trí trong buổi hội thảo sẽ có trách nhiệm, vai trò khác nhau. Cần lên danh sách cụ thể những đơn vị, các cá nhân tham gia chương trình. Người ghi chép và người điều phối công việc phải cụ thể và rõ ràng. Trong một buổi workshop mỗi người sẽ có vai trò riêng, cụ thể như sau:

• Người điều phối: Người điều phối có nhiệm vụ quan trọng, chịu trách nhiệm chỉ đạo và theo dõi toàn bộ quá trình buổi workshop, nhằm đảm bảo buổi tổ chức diễn ra theo đúng kế hoạch. Là người chịu trách nhiệm lớn nhất, truyền tải thông tin từ người tham dự đến diễn giả nhanh chóng và kịp thời.
• Người chi chép: Là người ghi chép lại toàn bộ các thông tin, hoạt động quan trọng trong buổi workshop. Những thông tin đó có thể là: ý kiến từ người tham dự, câu trả lời từ chuyên gia, mục tiêu chưa thực hiện được,… và làm báo cáo lại sau buổi hội thảo.
• Người giám sát thời gian: Nhiệm vụ chính của người giám sát thời gian chính là theo dõi timeline của buổi workshop, đảm bảo các hạng mục diễn ra theo đúng kế hoạch thời gian. Ngoài ra, trong các tình huống phát sinh thì Timekeeper cần điều chỉnh cho phù hợp với tổng lượng thời gian của chương trình.
• Người tham dự: Là khán giả, người trực tiếp tham dự buổi chia sẻ thông tin, là người lắng nghe và đưa ra những câu hỏi cho diễn giả. Người tham dự là thành phần quan trọng nhất trong danh sách này, họ quyết định buổi workshop thành công hay thất bại.

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức

Tùy theo số lượng người tham dự để lựa chọn địa điểm phù hợp. Số lượng ít dưới 10 người nên chọn những phòng họp hội nghị. Số lượng người tham dự tầm vài chục đến vài trăm nên chọn những địa điểm ngoài trời.

4. Tiến hành tổ chức theo dự kiến

Mở màn cho buổi workshop là những lời chào, giới thiệu sơ bộ về khung thời gian diễn ra chương trình từ người điều phối. Trong quá trình diễn ra buổi workshop, người tham dự nên lắng nghe những chia sẻ từ chuyên gia. 

Đây sẽ là những kiến thức rất hữu ích, có thể sẽ giải đáp hết những thắc mắc về chủ đề. Bạn có thể đặt câu hỏi để thảo luận giúp hoạt động diễn ra sôi nổi đạt kết quả cao.

5. Tổng kết và rút kinh nghiệm sau buổi workshop

Đến gần hết thời gian diễn ra người điều phối sẽ tổng kết lại chương trình. Trả lời và hoàn thành tất cả câu hỏi của người tham dự đặt ra. Tiếp theo là gửi tài liệu đến người tham dự nếu có.

• Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ:

  CHO THUÊ ĐỒ SỰ KIỆN

  0902.04.6626 - 085.7786.999 - 0528.405.999

  Địa chỉ: 96/ 83 Tân Triều Mới, Thanh Xuân, Hà Nội

[/tintuc]